L’email marketing è uno strumento essenziale nel B2B per creare e consolidare legami con le aziende target. Ma per ottenere i migliori tassi di consegna e conversione è fondamentale acquisire familiarità anche con aspetti di natura più tecnica. Uno di questi è il riscaldamento dell’indirizzo IP.
Indirizzi IP e reputazione nell’email marketing professionale
L’indirizzo IP (Internet Protocol) è una stringa numerica che consente ai dispositivi di essere identificati in maniera inequivocabile e comunicare tra loro online. Nel contesto dell’email marketing, gli indirizzi IP svolgono un ruolo cruciale nella deliverability delle email. Essi sono dotati, infatti, di una reputazione, connessa alla “fiducia” che i fornitori di servizi di posta elettronica (ESP – Email Service Provider) e i sistemi di filtraggio dello spam hanno nei confronti di un determinato indirizzo IP.
Disporre di un indirizzo IP con una buona reputazione è uno dei fattori determinanti – insieme all’utilizzo di liste email verificate e prive di spam trap – per ottenere i migliori tassi di consegna.
Ecco quali sono i 5 principali aspetti che influiscono sulla reputazione dell’indirizzo IP associato al proprio mittente:
- “Rimbalzo” delle email (bounce rate) – Un alto tasso di email non consegnate indica che un IP sta inviando email a indirizzi non validi, una pratica che i fornitori di servizi di posta elettronica giudicano negativamente.
- Tasso di segnalazioni per spam – Se molte delle email che si inviano ricevono segnalazioni di spam, la reputazione del proprio IP ne risentirà in maniera significativa. Inviare email (soprattutto nelle prime fasi) con tono informativo e consentire agli utenti di disiscriversi facilmente riduce drasticamente il rischio di segnalazione.
- Tasso di apertura e click – Un alto tasso di apertura e click delle email è, invece, un segnale molto positivo anche per gli ESP. Implica che i destinatari delle tue campagne trovano le email che invii loro rilevanti e di interesse.
- Volumi e frequenza di invio – Volumi di invio irregolari e con picchi improvvisi tendono a risultare sospetti per i fornitori di servizi email. È importante distribuire nel tempo i propri invii, utilizzando le funzioni di invio a blocchi presenti nelle piattaforme di invio. Con un buon riscaldamento IP (vediamo a breve come si fa) e volumi di invio costanti si sarà al sicuro da qualsiasi minaccia alla deliverability.
- Requisiti di autenticazione – Accertarsi di configurare in modo adeguato il mittente con cui si inviano campagne email è un passaggio preliminare indispensabile per avere una buona reputazione. I parametri di autenticazione a cui è necessario prestare attenzione sono l’SPF (Sender Policy Framework), il DKIM (DomainKeys Identified Mail) e il DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance).
Requisiti di autenticazione: cos’è cambiato a febbraio 2024?
L’autenticazione DKIM e DMARC è richiesta a partire da febbraio 2024 a seguito di alcune modifiche ai requisiti di autenticazione apportate da Gmail e Yahoo. BTOMAIL consiglia caldamente di configurare DKIM e DMARC sulla propria piattaforma di invio. Online è possibile trovare guide specifiche (come questa) utili a comprendere come autenticare correttamente il proprio mittente.
I fornitori di servizi email (Gmail, Outlook, Yahoo, ecc.) rendono noti solo alcuni dei parametri che utilizzano per valutare un indirizzo IP. Tuttavia, i cinque aspetti riportati sono quelli di maggiore impatto e sui quali è possibile agire lato utente. L’obiettivo resta identificare le fonti di traffico email affidabile e individuare i mittenti che potrebbero inviare materiale spam o elaborare truffe camuffate da campagne email.
Indirizzi IP condivisi e dedicati: che differenza c’è?
Gli indirizzi IP associati a ciascun mittente si distinguono in condivisi e dedicati. Come lasciano intendere i rispettivi nomi, un indirizzo IP condiviso è utilizzato da molteplici utenti, mentre un IP dedicato è impiegato da un solo soggetto (es. la tua azienda).
L’utilizzo di un IP condiviso non comporta costi e non richiede una configurazione. Tuttavia, non si avrà il pieno controllo sulla reputazione dell’IP, che sarà influenzata dall’attività di altri utenti. Inoltre, – soprattutto su alcune piattaforme di invio – il rischio di blocco o sospensione dell’account è sensibilmente più alto con IP condivisi.
Pro e contro riferiti all’utilizzo di un indirizzo IP condiviso e dedicato
Meglio un indirizzo IP condiviso o dedicato?
La risposta è legata all’utilizzo che si fa del proprio mittente e del canale email in generale. Si elaborano campagne email rivolte a pubblici ampi, con una strategia di lungo periodo? Un indirizzo IP dedicato risulta determinante per una maggiore affidabilità a lungo termine e un completo controllo sulla reputazione del mittente.
La scelta tra un IP dedicato e uno condiviso dipende dalle esigenze specifiche di ciascuna realtà d’impresa. Tuttavia, per le aziende e i professionisti che inviano più di 10.000 email al mese e desiderano mantenere un controllo rigoroso sulla propria reputazione e deliverability, un IP dedicato è spesso la scelta migliore.
Riscaldamento IP: cos’è e come si effettua nel modo migliore?
Il riscaldamento dell’indirizzo IP associato alle proprie campagne email è un processo utilizzato per far sì che il proprio mittente sia riconosciuto come una fonte di traffico email affidabile dai fornitori di servizi email (Gmail, Outlook, Yahoo, ecc.). Il procedimento che sarà illustrato è necessario solo la prima volta e se si dispone di un indirizzo IP dedicato. Inoltre, è da intendersi come una guida da adattare alle peculiarità della propria campagna (frequenza di invio, numerosità del pubblico di destinatari, ecc.).
Per costruire una buona reputazione IP e avere i migliori tassi di consegna possibili, l’attività di riscaldamento è imprescindibile. L’iter consigliato che riportiamo di seguito prevede 3 fasi:
- Fase #1: Procurarsi un indirizzo IP dedicato – Di solito è un’opzione fornita dalle piattaforme di invio massivo; il costo di un IP dedicato è relativamente contenuto (soprattutto considerando il potenziale ritorno sugli investimenti associato all’email marketing) e si aggira sui 200-300 euro all’anno.
- Fase #2: Preparazione contatti destinatari – Individuare il pubblico target da raggiungere con le proprie campagne email e caricare i relativi indirizzi email nella piattaforma di invio massivo che si utilizzerà. Come reperire i contatti del proprio pubblico? Potrebbe trattarsi di indirizzi email raccolti nel giro di mesi (o persino anni) tramite il proprio sito web, per esempio. Tuttavia, ci sono metodi più semplici, ma soprattutto rapidi e sicuri per ottenere una lista di contatti con indirizzo email verificato e aggiornato. Puoi scoprire come lo facciamo noi, facilitandoti il compito, consultando questa sezione del nostro sito.
- Fase #3: Riscaldamento IP – Dopo essersi procurati un indirizzo IP dedicato e una valida lista di contatti, si può iniziare l’operazione di riscaldamento IP vera e propria. L’obiettivo, come detto, sarà costruire gradualmente una buona reputazione agli occhi dei fornitori di servizi di posta elettronica. Come si procede? La regola generale prevede che, in un primo momento, si inviino un massimo di poche centinaia di email al giorno (100-500), aumentando progressivamente tale numero fino al completamento dell’invio. Risulta molto utile, in questo caso, l’opzione di invio a blocchi presente in pressoché ogni piattaforma di invio massivo. Nella prossima sezione riportiamo anche alcuni esempi pratici di frazionamento degli invii, da cui prendere spunto per assicurarsi che l’attività di riscaldamento sia eseguita in modo appropriato.
Come frazionare gli invii per un corretto riscaldamento IP: un esempio pratico
Per completare il processo di riscaldamento dell’indirizzo IP occorrono, solitamente, da pochi giorni a circa un mese, a seconda della quantità di email che si intendono inviare. Naturalmente, in base al tempo di cui si dispone, si può operare in maniera più o meno aggressiva. Tuttavia, si tratta di un’operazione una tantum e il consiglio è di effettuare un riscaldamento cauto e conservativo per garantirsi di partire con il piede migliore in termini di reputazione.
La chiave – nell’esempio riportato di seguito e, in generale, nella gestione della propria reputazione IP – è evitare picchi nella quantità di email inviate. È preferibile, piuttosto, un andamento degli invii regolare e costante, in modo che i fornitori di servizi email registrino attività prive di anomalie.
Di seguito, un esempio pratico di riscaldamento IP, con il massimo grado di cautela per godere di un’ottima reputazione fin dall’inizio.
- Riscaldamento Conservativo – Durata maggiore, ma risultati migliori in termini di reputazione. Per gli invii più corposi (es. 500mila email totali) potrebbe essere necessari 30 giorni. Nei casi più comuni, tuttavia, (es. 30mila email totali) il tempo necessario si riduce a 15 giorni. Se si dispone già di una lista di contatti utilizzata per altre campagne email o, ad esempio, per una newsletter, è meglio rivolgere le email di riscaldamento a tali destinatari. In questo modo sarà più probabile che essi producano aperture e click, indicando ai fornitori di servizi email che i messaggi sono affidabili e non contengono spam.
Di seguito riportiamo una tabella d’esempio con le email da inviare giornalmente per eseguire un riscaldamento conservativo.
- Altri tipi di riscaldamento più aggressivi – In alcuni casi, la voglia di iniziare il prima possibile con le proprie campagne potrebbe portare a preferire un approccio meno cauto. Il nostro consiglio è di partire comunque con poche centinaia di email al giorno, non superando mai l’incremento giornaliero del 25-30%.
Il modo più semplice per riscaldare un indirizzo IP
Assicurarsi di avere un indirizzo IP dotato di buona reputazione è essenziale per massimizzare i tassi di consegna delle proprie campagne email. Ricapitolando, le linee guida per essere certi di sfruttare a pieno il potenziale dell’email marketing mirato nel B2B riguardano:
- Avviare il riscaldamento IP dando priorità a liste di contatti di piccola o media grandezza, che includano indicativamente dai 3.000 ai 30.000 destinatari.
- Preferire liste email verificate, in modo da minimizzare la possibilità di fallimento degli invii (es. perché un indirizzo email non è più attivo).
- Dare priorità alle liste email altamente profilabili, in modo che i destinatari siano più propensi ad aprire le email e cliccare sulle CTA presenti al loro interno. Più interazioni ci saranno, più i fornitori di servizi email (Gmail, Outlook, Yahoo, ecc.) valuteranno come affidabile il tuo indirizzo IP.
- Prestare (ancora più) attenzione al contenuto delle email utilizzate per il riscaldamento. È fondamentale rendere ben visibile l’opzione di disiscrizione per evitare segnalazioni di spam e proporre, soprattutto in questa fase, contenuti di valore che stimolino la curiosità dei destinatari (e le interazioni con le email).
Questo importante lavoro preliminare sull’indirizzo IP associato alle campagne email permette di ottenere i risultati migliori in termini di deliverability delle email. In altre parole, consente di avere il pieno controllo sulla propria capacità di arrivare nella casella dei destinatari, senza finire in spam o nelle black list degli ESP (Email Service Provider).
Nella fase di riscaldamento IP, così come in generale nelle attività di email marketing B2B, avere un pubblico di destinatari con soli indirizzi email validi e aggiornati fornisce un grande supporto. Oltre a essere il miglior modo per garantire ai fornitori di servizi email di essere una fonte di traffico email affidabile, infatti, inviare a una lista email di qualità favorisce la generazione di lead (nuovi potenziali clienti) e le conversioni associate a ogni campagna.
Questo perché si riduce al minimo il tasso di bounce e si arriva nella casella di tutti i soggetti che si sono ritenuti in-target rispetto al prodotto o servizio che si offre. Un esempio pratico: produci elementi di design per interni? Rivolgerai le tue campagne email a una lista di contatti appartenenti a negozi di arredamento e simili, in modo da ottenere la maggior probabilità di riscontro possibile.
Riscaldamento IP: uno spunto per iniziare
Per effettuare un buon riscaldamento IP, il consiglio di BTOMAIL è di avere un approccio conservativo, ricavando dei segmenti di destinatari già coinvolti in passato o procurandosi una lista email verificata e profilata. Del resto, è naturale: se si parla al proprio pubblico target sarà molto più semplice ottenere aperture e click che favoriranno lo sviluppo di una buona reputazione dell’IP.
Nel caso sia la prima volta che ti approcci al mondo dell’email marketing B2B – o non disponga già dei contatti necessari – saremo felici di guidarti nella composizione della lista email che si adatta al meglio ai tuoi obiettivi di business. Tutto ciò che resta da fare è selezionare il tuo pubblico target, impostando i settori merceologici e le aree geografiche dei destinatari che vuoi raggiungere.
Inizia a raccontare la storia della tua azienda con l’email marketing professionale (prima dei competitor) e stabilisci un nuovo punto di contatto con la tua audience, in modo rapido e sicuro.
