Qual è il numero di contatti ideale per una campagna email?

Per ottenere lead e conversioni con l’email marketing è importante rivolgere le proprie campagne a un pubblico ampio e in-target rispetto alla propria attività. Ma cosa si intende con “ampio” e quali sono gli aspetti da considerare quando si individua il numero di contatti da includere nella propria mailing list?

Email marketing e database di contatti: perché puntare (anche) sulla quantità

Che si decida di utilizzare il canale email per dare rilievo al lancio di un nuovo prodotto o servizio, promuovere un’iniziativa specifica o veicolare contenuti informativi il numero di contatti al quale rivolgersi è un fattore determinante.

Una campagna email di successo è spesso il risultato di una comunicazione pensata per un pubblico pubblico ampio e profilato. Oltre alla definizione del target di aziende da raggiungere – tenendo conto di settore e area geografica di riferimento – è essenziale, quindi, identificare la portata ideale di ciascun invio.

Uno dei punti di forza del canale email riguarda le possibilità offerte in termini di ampia diffusione dei messaggi. Nel momento in cui si portano avanti campagne email professionali nel B2B – e si decide di sfruttare il potenziale delle liste di contatti verificate e profilate – si sa già che le proprie comunicazioni potranno raggiungere la casella email di migliaia di aziende in-target.

Vediamo nel dettaglio quali sono i fattori da considerare per scegliere la giusta quantità di contatti da includere nel proprio database.

Come scegliere il numero di contatti a cui inviare una campagna email

Per individuare il numero giusto di contatti da includere nel proprio database è necessario tener conto di 5 principali fattori:

1. Caratteristiche intrinseche al canale email – Il canale email, nel B2B, consente di raggiungere pubblici vasti composti da aziende e professionisti, con messaggi diretti e professionali. Tenendo conto delle caratteristiche proprie del medium e considerando la sua redditività, si dovrebbe puntare alla costruzione di una mailing list di partenza ampia. Questo perché, anche se l’obiettivo è mettere alla prova l’efficacia di questa leva comunicativa, è necessario partire da un database numericamente rappresentativo del proprio pubblico target per poterne valutare il potenziale.
2. Contesto di mercato in cui si opera – Progettare campagne email per un target preciso è una scelta che paga. Tuttavia, va da sé che non tutti i segmenti di mercato sono uguali, anche in termini quantitativi. Il consiglio resta puntare a una diffusione delle campagne che sia il più capillare possibile presso il proprio segmento. Se la propria attività è rivolta a una nicchia di pubblico ristretta, sarebbe saggio affiancare alle proprie campagne email uno strumento improntato all’analisi qualitativa e alla prospezione commerciale. Una sorta di motore di ricerca che restituisca informazioni dettagliate sulle singole aziende o sui professionisti che si intendono raggiungere. Qualcosa come Registroaziende.it, per intenderci.
3. Obiettivi e attività – Il numero di contatti ideale per il proprio database è strettamente legato agli obiettivi e al tipo di attività che si intende portare avanti per raggiungerli. Il consiglio generale è di partire da un database abbastanza ampio, che possa fungere da vero e proprio patrimonio di informazioni per la propria azienda. In altre parole, una risorsa durevole e adattabile a qualsiasi iniziativa si abbia in mente. Oltretutto, qualora si vogliano predisporre messaggi diretti a una nicchia più ristretta di aziende target, è sempre possibile segmentare la propria lista principale in gruppi omogenei.
4. Budget a disposizione – Come per ogni investimento connesso alla propria attività, il budget dedicato alle campagne email va ponderato tenendo conto soprattutto del ritorno che può generare. L’email marketing B2B è uno degli strumenti comunicativi con il ROI (Ritorno sull’Investimento) più elevato: parliamo, in media, di 38€ generati per ogni euro investito. Un dato che rende più che mai evidente l’impatto che può avere sulla crescita del proprio business.
5. Qualità dei contatti – La qualità dei contatti utilizzati è importante almeno quanto la loro quantità. Se si ha la garanzia di ricevere contatti verificati e profilati il consiglio che darebbe qualsiasi esperto di email marketing sarebbe di approfittarne e prenderne il più possibile.

Ci sarebbero altri aspetti da includere in quest’analisi, come la frequenza d’invio delle proprie campagne e la natura dei contenuti che si intende realizzare. Considerando i cinque fattori menzionati, tuttavia, risulterà più semplice farsi un’idea precisa del numero di contatti a cui indirizzare le proprie campagne email.

Ha senso realizzare campagne test rivolte a un pubblico ristretto?

Se ci si approccia per la prima volta all’email marketing è possibile che si valuti l’idea di effettuare un invio test. Ma ha davvero senso realizzare una campagna email che non sfrutti uno dei principali punti di forza di questo canale, ossia la possibilità di raggiungere un pubblico profilato e cospicuo sul piano quantitativo?

Facendo ricorso a un parallelismo legato al medium televisivo, sarebbe come realizzare uno spot pensato per il pubblico nazionale, per poi valutarne i risultati dopo un test di messa in onda su una piccola emittente locale. Semplicemente, non si otterrà un riscontro affidabile. Anche gli “invii test”, dunque, necessitano di un campione di pubblico rappresentativo.

I dati che osserviamo ogni giorno facendo email marketing e le esperienze dei nostri clienti ci hanno portati a una conclusione. Realizzare una campagna email rivolta a un pubblico ristretto (e, quindi, non rappresentativo del proprio target) è controproducente e antieconomico. Non fa gli interessi della propria attività e rischia di far percepire il canale email come inefficace.

Ma cosa intendiamo esattamente con “pubblico ristretto”? Come già anticipato, il numero di contatti dovrebbe essere sempre rapportato al tipo di attività che si svolge, oltre che ai settori e alle zone geografiche di riferimento. È naturale che più l’attività è rivolta a una nicchia ristretta di aziende target, meno ampia potrà essere la propria lista email.

Qual è il numero di contatti consigliato per partire?

La risposta che darebbe chiunque conosca le dinamiche tipiche del marketing via email sarebbe “più ce ne sono, meglio è”. In linea generale, suggeriamo di organizzare una campagna email partendo da un minimo di 10.000-15.000 contatti email per ottenere lead e conversioni.

Questa regola di base vale soprattutto se si concepiscono le campagne email come un’ulteriore leva comunicativa da inserire stabilmente nel proprio marketing mix. Non una campagna one-shot, dunque, ma iniziative che mirino a stabilire una relazione con le aziende target raggiunte. Nondimeno, va da sé che se offriamo un prodotto o un servizio rivolto a una nicchia più esigua, anche il target di riferimento sarà più circoscritto.

Cosa fare prima di costruire il proprio database aziendale personalizzato

L’email marketing B2B consente di costruire legami solidi e duraturi con i propri destinatari. Si tratta di uno strumento che, da un lato, con le newsletter permette di incrementare il traffico organico sui propri canali, raggiungendo via email migliaia di aziende e professionisti in-target. Proponendo contenuti informativi e di valore, che incuriosiscano i lettori, questi saranno più propensi a visitare il sito web (e/o i propri canali social) e scoprire di cosa ti occupi.

Inoltre, con le campagne DEM (Direct Email Marketing) – contraddistinte da un’impronta tipicamente promozionale – sarà possibile coinvolgere i destinatari e puntare a ottenere conversioni (es. acquisti, prenotazione di appuntamenti, download di risorse, etc.) nel breve termine. Abbiamo parlato della differenza tra newsletter e DEM in un altro approfondimento che potresti ritenere utile.

Che si decida, quindi, di puntare su strategie di medio-lungo periodo, utilizzando le newsletter per costruirsi una base di pubblico affezionato, o di puntare sulle DEM per agire nel breve termine, le campagne email rappresentano uno strumento utilissimo.

La versatilità del canale email consente di realizzare campagne adatte a molteplici obiettivi. I principali riguardano:

• Aumento della notorietà del brand (brand awareness).
• Generazione di lead (lead generation).
• “Coltivazione” delle lead (lead nurturing).
• Finalizzazione di nuove vendite e ottenimento di conversioni in generale.

Per perseguire questi obiettivi è fondamentale sapere di parlare agli interlocutori giusti. A questo proposito, diventa essenziale procurarsi un database di contatti verificati e profilati.

Qualsiasi sia l’obiettivo che hai in mente, per ottenere risultati concreti serve un database di contatti ampio, oltre che solido e aggiornato

Nell’esperienza maturata durante gli ultimi 9 anni (e nella gestione di 12.000 clienti) abbiamo rilevato un dato significativo: quando si rivolgono campagne email a un database di contatti da almeno 10.000-15.000 unità si ottiene, molto spesso, un riscontro concreto e pressoché immediato.

Un database di contatti che funga da patrimonio di informazioni interno alla propria azienda è una risorsa che si rende sempre più necessaria. Ma da dove partire per individuare i contatti più adatti alle proprie iniziative? La prerogativa di base è sapere in quali segmenti di mercato e aree geografiche le proprie comunicazioni possono avere un maggiore impatto.

Può sembrare una banalità, ma non sempre è facile mettere a fuoco i destinatari migliori per le proprie campagne. Proprio per questa ragione, è meglio sapere di poter contare su una spalla che – dopo aver esaminato la tua attività e il contesto in cui operi – ti offra una nuova prospettiva, proponendoti la soluzione ottimale per avere riscontri tangibili dopo ogni campagna email.

La strategia migliore per comporre il proprio database

Una volta individuati i parametri in base ai quali comporre il proprio database – ossia, primariamente, settori e aree geografiche di riferimento – è necessario passare alla sua definizione pratica. Ma qual è la strategia migliore per creare un database di contatti che sia davvero una risorsa per la propria azienda?

Come già osservato nei passaggi precedenti, effettuare un test per sondare il terreno mediante un invio diretto a poche centinaia di contatti non è la strada giusta. Quasi mai, operando con questa modalità, si ottengono risultati degni di nota; si finisce, dunque, per perdere fiducia nell’email marketing reputandolo uno strumento inefficace.

Un corretto approccio manageriale prevederebbe, invece, la composizione di un database il più ampio possibile, che includa quanti più contatti verificati appartenenti alle proprie aziende target. Questo perché è sempre consigliabile disporre della miglior base di informazioni possibile sul proprio pubblico. Oltretutto, tutte le maggiori piattaforme di invio email massivo permettono oggi di segmentare la propria mailing list.

Se, quindi, la tua attività è rivolta a diversi settori, ma hai in mente una campagna email dedicata a uno di essi in particolare, puoi farlo. Basterà suddividere la lista caricata in segmenti di pubblico omogenei e selezionare quello desiderato in base alla campagna da diffondere.

Perché segmentare la propria mailing list? Ecco quattro esempi di criteri a partire dai quali potrebbe essere utile creare liste di indirizzi email differenti:

• Localizzazione geografica dei destinatari – Per iniziative rivolte ad aziende e professionisti operanti in zone specifiche del nostro Paese (es. inviti a eventi in presenza).
• Dimensionamento – Per iniziative che tengano conto dei dati dimensionali delle aziende target (fatturato, utili, dipendenti, etc.).
• Tipo di attività – Per iniziative dedicate a categorie di aziende precise (es. attività di produzione, servizi, etc.).
• Segmento produttivo o specificità del servizio offerto – Per campagne email che siano rivolte solo a determinati segmenti produttivi o ad aziende che forniscono un servizio in particolare.

Segmentare il tuo database di contatti con criterio è possibile, ma solo se ti rifornisci da partner affidabili. I database di BTOMAIL sono realizzati mediante un attento lavoro di profilazione (oltre che di verifica e aggiornamento dei contatti). Solo in questo modo riusciamo a fornire liste con contatti email validati su misura per ciascuna azienda ed esigenza comunicativa.

Qualunque sarto conosce le misure che fanno riferimento alle taglie standard, ma sa anche che per confezionare un abito su misura esse non bastano. Possiamo pensare di applicare lo stesso principio alla selezione del database di contatti per le proprie attività di email marketing. In tal senso, solo una lista di contatti sufficientemente estesa e pensata per essere su misura rispetto agli obiettivi di crescita del tuo business può permetterti di fare un balzo in avanti rispetto alla concorrenza.

Non resta, dunque, che richiedere un preventivo senza impegno e lasciare che sia uno dei consulenti BTOMAIL ad analizzare il tuo caso e proporti il database perfetto per i tuoi obiettivi di business.