Email marketing e piattaforme di invio massivo: i 6 errori più comuni

A volte, avventurarsi nel mondo dell’email marketing B2B pone di fronte a ostacoli che, se gestiti in modo improprio, possono compromettere l’andamento di intere campagne. Oggi ci soffermiamo sugli errori più comuni che si verificano mentre si utilizzano piattaforme di invio massivo di email, proponendo alcuni modi in cui evitarli.

Cos’è una piattaforma di invio massivo?

Le piattaforme di invio massivo di email sono semplici siti web che consentono di inviare comunicazioni via posta elettronica a migliaia di contatti in pochi clic. Si tratta di strumenti essenziali per la gestione delle campagne email nella propria azienda. Nondimeno, commettere alcuni errori nel loro utilizzo può vanificare gli sforzi prodotti per realizzare intere campagne. Vediamo, quindi, gli errori più comuni e il modo in cui evitarli per ottenere i migliori risultati possibili utilizzando questi potenti strumenti.

Gli errori più comuni e come evitarli

In BTOMAIL utilizziamo ogni giorno le principali piattaforme di invio massivo per la gestione di campagne di email marketing. Ci siamo imbattuti in criticità che, in più di un’occasione, hanno rallentato in maniera considerevole il flusso di lavoro. Inconvenienti che abbiamo risolto e, con un po’ di allenamento, imparato a prevenire. Ecco quindi i 6 errori più comuni, insieme ad alcuni modi per eluderli, procedendo con lo sviluppo delle proprie campagne:

1. Errore #1: Non usare una piattaforma di invio massivo.
   Avviare una campagna di email marketing ben strutturata senza ricorrere a una piattaforma di invio massivo è come realizzare uno spot pubblicitario con un budget da capogiro per poi mostrarlo, attraverso uno smartphone, ai passanti nel proprio quartiere. Non solo: i comuni client di posta elettronica (Gmail, Outlook, ecc.), non consentono tecnicamente di gestire invii massivi di email o campagne. Questo perché essi sono pensati per lo scambio di messaggi tra singoli o piccoli gruppi di utenti. Per portare risultati, una campagna email merita un pubblico che sia il più ampio possibile, ma soprattutto a cui interessi davvero ciò che comunichi. Le piattaforme di invio massivo permettono il caricamento di liste di contatti verificate e personalizzate: perché non usarle per parlare al pubblico ideale?
2. Errore #2: Caricare impropriamente le liste di contatti.
   Compresa l’importanza di queste piattaforme, passiamo agli errori più frequenti segnalati dagli utenti nel loro utilizzo. Il primo inconveniente che si riscontra riguarda la modalità di caricamento delle liste di contatti a cui si invieranno le comunicazioni. Alcune piattaforme di invio massivo (come Brevo) lavorano più efficacemente con file in formato .csv, restituendo meno errori rispetto ai classici formati Excel (.xlsx). Se la piattaforma utilizzata non riconosce i contatti importati, dunque, potrebbe essere il caso di convertire le vostre liste in file .csv (in Excel, File > Esporta > Cambia il tipo di file). Abbiamo approfondito questo tema anche in un altro articolo del nostro blog.
3. Errore #3: Non utilizzare un indirizzo IP dedicato.
   L’indirizzo IP (Internet Protocol) è un’etichetta numerica che consente ai dispositivi di essere identificati in maniera inequivocabile e comunicare tra loro online. Un IP dedicato è un indirizzo IP statico e univoco, assegnato esclusivamente al dominio della tua azienda. Occorre tenere a mente che ciascun indirizzo IP ha una reputazione che influenza il tasso di consegna delle email e varia per ogni fornitore di servizi email (Gmail, Outlook, ecc.). Il principale vantaggio nell’utilizzo di un IP dedicato è legato al fatto che i tassi di consegna dei tuoi invii dipenderanno unicamente da te. Se un utente usa un indirizzo IP condiviso e svolge attività di spam può influenzare la reputazione dell’IP aziendale. Per questa ragione, investire poche decine di euro in un IP dedicato può ridurre il rischio di essere inserito all’interno di black list (raccolte di indirizzi IP noti per l’invio di email spam). Con un IP dedicato è più semplice massimizzare i tassi di consegna e mitigare il rischio di finire nella temuta casella di spam delle aziende clienti.
4. Errore #4: Non eseguire il riscaldamento dell’indirizzo IP dedicato.
   Il riscaldamento dell’indirizzo IP è un processo mediante cui si costruisce gradualmente una buona reputazione per un nuovo IP dedicato. È necessario solo la prima volta che lo si utilizza; si inizia inviando piccole quantità di email, aumentandone progressivamente il volume nel tempo. Questo consente ai provider di servizi email di riconoscere il nuovo IP come una fonte affidabile di traffico email. Il modo in cui distribuire gli invii dipende da quanto è ampia la lista di contatti a cui si inviano le campagne (e dal tempo di cui si dispone). Un esempio: per una lista di circa 50.000 contatti è opportuno partire con 1.000 email in un giorno e continuare aumentando progressivamente tale quantità (2.000 il secondo giorno, 3.000 il terzo, 5.000 il quarto, 10.000 il quinto e così via). Alcune piattaforme sono solite aumentare automaticamente il numero di invii in maniera progressiva, calcolando anche il tempo necessario per il completamento. In definitiva, il riscaldamento dell’IP potrebbe offrire anche un modo per generare interesse e curiosità attorno a un’iniziativa comunicativa, anticipandone alcuni aspetti e creando hype.
5. Errore #5: Trascurare la configurazione di sicurezza e autenticazione.
   Pur disponendo di un IP dedicato e delle migliori liste di contatti email validati, c’è la possibilità che i tassi di consegna siano più bassi del previsto. Questo accade se non si presta attenzione ai passaggi necessari per la configurazione di sicurezza e l’autenticazione dell’IP dedicato. Una sorta di check-up completo, da effettuare solo la prima volta (o, eccezionalmente, quando i fornitori di servizi email introducono nuove linee guida) per essere certi che il proprio dominio goda di una buona reputazione. I parametri a cui prestare particolare attenzione nella configurazione riguardano il certificato di sicurezza, il SPF (Sender Policy Framework), il DKIM e il DMARC. Online si trovano anche guide specifiche (come questa) per comprendere come autenticare il proprio dominio personalizzato.
6. Errore #6 – Utilizzare il dominio principale dell’azienda per le proprie campagne email.
   Utilizzare il dominio principale dell’azienda per inviare grandi volumi di email può portare a un peggioramento della sua reputazione. Questo può influenzare negativamente la capacità di consegna di tutte le email inviate dal dominio aziendale, incluse quelle rilevanti per le operazioni quotidiane (invio di preventivi, conferme d’ordine, etc.). Mantenere separati il dominio principale e quelli utilizzati per le campagne email permette una più efficace gestione della reputazione e garantisce che le comunicazioni essenziali dell’azienda non siano compromesse.

Se si è certi di aver seguito questi consigli ci si potrà dedicare alla definizione della propria campagna email sapendo che potrà avere i tassi di consegna maggiori possibili. Naturalmente, questi sono solo alcuni degli errori più comuni. Ci sono altri fattori che influenzano la deliverability delle campagne (linee oggetto e corpo del testo, uso di allegati, link poco trasparenti, ecc.) approfonditi nel corso “Email a Freddo 2024”.

E se non dovesse bastare?

Fornire una guida all’utilizzo delle piattaforme di invio massivo realmente esaustiva e aggiornata è qualcosa di molto complesso, anche per via della variabilità che presentano le singole piattaforme presenti sul mercato. Tuttavia, l’obiettivo di questa guida è fornire alcuni accorgimenti da seguire per utilizzare le piattaforme di invio massivo senza troppe difficoltà, fornendo spunti per approfondire. Nel corso già menzionato (“Email a Freddo 2024”) – incluso con l’acquisto dei nostri database di contatti verificati – sono presenti numerosi altri consigli per raggiungere specifici segmenti di pubblico nel B2B. In modo da imparare a definire campagne email con tassi di consegna, apertura e conversione sempre più elevati.

Se ancora non hai individuato il pubblico ideale a cui inviare le tue campagne email, invece, è il caso di partire da questo aspetto. Prima di avviare una campagna utilizzando una piattaforma di invio massivo, infatti, è necessario essere certi di parlare con gli interlocutori giusti. I Consulenti BTOMAIL ti forniscono tutto il supporto necessario nella fase di individuazione delle aziende target interessate a ciò che offri. Per iniziare a farti un’idea puoi avere un’anteprima della lista di contatti perfetta per la tua azienda consultando la sezione dedicata del nostro sito web.