Email marketing e dati personali: come impostare campagne email a prova di GDPR

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L’email marketing è uno strumento essenziale per entrare in contatto in maniera diretta e professionale con nuovi potenziali clienti. Ma come si impostano campagne email essendo certi di rispettare la normativa europea che tutela i dati personali (GDPR)?

Cos’è il GDPR e come influenza le attività di email marketing?

Il GDPR – General Data Protection Regulation (ufficialmente, “Regolamento UE n. 2016/679”) – è la normativa europea di riferimento per tutto ciò che riguarda la tutela dei dati personali dei cittadini dell’Unione Europea. Il regolamento è entrato in vigore nel 2018 e fornisce delle linee guida precise per il trattamento dei dati delle persone fisiche.

Per quanto concerne i dati trattati nelle attività di email marketing B2B, il GDPR conferma che non è richiesto alcun consenso preventivo. Si può, dunque, entrare in contatto con aziende e professionisti rispettando la normativa europea. Questo perché le informazioni trattate ricadono nella categoria dei dati pubblici di persone giuridiche.

In particolare, i riferimenti normativi di interesse per imprenditori e marketer B2B sono i Considerando 14 e 47 del GDPR, che stabiliscono due princìpi:

Considerando 14

“Il presente regolamento non disciplina il trattamento dei dati personali relativi a persone giuridiche, in particolare imprese dotate di personalità giuridica, compresi il nome e la forma della persona giuridica e i suoi dati di contatto.”

‎Considerando 47

“Può essere considerato legittimo interesse trattare dati personali per finalità di marketing diretto.‏‏‎”

(fonte: garanteprivacy.it)

Come creare campagne email a prova di GDPR

Come già anticipato, nell’email marketing B2B le attività di contatto rivolte alle proprie aziende target possono essere effettuate senza consenso preventivo. Questo perché, quantomeno se si dispone di un database di contatti aziendali verificati e profilati:

• Si stanno trattando dati pubblici di persone giuridiche (aziende, associazioni, professionisti, ecc.).
• Sussiste il principio di legittimo interesse, dal momento che con la propria comunicazione si raggiungono soggetti ragionevolmente interessati agli argomenti – e ai prodotti o servizi – proposti.

Che tipo di contatti si utilizzano nell’email marketing B2B? Nella quasi totalità dei casi gli indirizzi email aziendali generici o di dipartimento (info@azienda.it, commerciale@azienda.it, azienda@gmail.com, etc.) risultano i più adatti per le campagne email. Questo poiché – soprattutto se si opera con piccole e medie imprese (PMI) – essi consentono di raggiungere in maniera diretta le caselle gestite dai decision maker aziendali (titolari, manager, responsabili di reparto, ecc.).

Come strutturare un’email che rispetti il GDPR

Per essere certi di realizzare campagne email che rispettino i parametri stabiliti dal GDPR occorre strutturare ogni campagna seguendo alcune semplici regole. In particolare, ogni email deve includere sette elementi chiave:

1. Logo dell’azienda – Il logo aziendale, insieme al nome, permette al destinatario di identificare visivamente il mittente dell’email.
2. Dati identificativi del mittente – Le informazioni che identificano l’azienda del mittente (indirizzo, numero di telefono, indirizzo email e sito web) devono essere precise e aggiornate (non è consentita la forma anonima né l’oscuramento dell’indirizzo email).
3. Descrizione dell’attività e/o dell’azienda – Il destinatario deve capire chi è l’azienda e cosa fa; inoltre, è opportuno, soprattutto nelle email a freddo, specificare il motivo del contatto.
4. Descrizione del prodotto e/o servizio – L’email deve presentare brevemente il prodotto o servizio che si vuole porre all’attenzione del destinatario.
5. Link alla homepage e/o alla pagina di dettaglio del prodotto/servizio – Il destinatario deve essere in grado di approfondire le informazioni sul prodotto o servizio.
6. Informativa privacy – L’informativa sulla privacy deve spiegare al destinatario come i suoi dati vengono trattati e quali sono i suoi diritti.
7. Link per disiscriversi dalla mailing list – Il destinatario deve avere la possibilità di disiscriversi dalla lista email in qualsiasi momento (smettendo di ricevere comunicazioni); oltre che indicato dal GDPR, si tratta di una buona pratica per evitare segnalazioni di spam che compromettano la reputazione dell’indirizzo IP utilizzato per le campagne email.

Email marketing e protezione dei dati personali: 7 consigli per essere in regola

Per realizzare campagne email efficaci e conformi alla normativa europea basta seguire pochi semplici accorgimenti. Ecco sette consigli per inviare email a prova di GDPR:

1. Punta su database di contatti in linea con il GDPR – Il primo passo per essere in regola è ricercare e acquistare solo database verificati e profilati, provenienti da fornitori attenti alla tutela dei dati personali degli utenti. I database forniti da BTOMAIL ti permettono di essere al sicuro, poiché rispettano al 100% i principi del GDPR. Per sfruttare tutto il potenziale comunicativo di questo canale in massima trasparenza e risultando corretti da un punto di vista etico-professionale.
2. Tratta i dati personali in maniera corretta – Non solo utilizzo di indirizzi email conformi al GDPR, ma anche trattamento dei dati responsabile in senso ampio. La corretta gestione dei dati è un investimento che ripaga nel tempo: scegli fornitori di database affidabili, adotta procedure rigorose per il loro trattamento (organizzazione, conservazione, diffusione, cancellazione, etc.) e presta attenzione all’evoluzione delle normative per costruire relazioni di fiducia con i clienti.
3. Includi un link alla privacy policy – In ogni email inviata è necessario prevedere una dicitura che abbia la funzione di spiegare in che modo sono trattati i dati dei destinatari. All’interno di tale dicitura occorre inserire un link che rimandi alla politica sulla privacy della propria azienda. In questo modo, oltre a rispettare il GDPR e ridurre il rischio di controversie si mostreranno trasparenza e affidabilità.
4. Usa solo piattaforme attente alla tutela dei dati – Nella selezione delle piattaforme di invio necessarie per avviare le campagne email, assicurati di optare per una che permetta di lavorare con le DEM in conformità con il GDPR.
5. Utilizza messaggi chiari e coerenti – Nella realizzazione delle tue campagne email comunica in modo chiaro l’intento della tua attività. Scrivi, per esempio, l’oggetto della mail in modo che sia coerente con il messaggio riportato nel corpo del testo e all’interno di eventuali landing page. Il click-bait non paga nell’email marketing: fai in modo che ci sia concordanza tra ciò che prometti e ciò che l’utente trova nei tuoi contenuti.
6. Evita gli allegati – Gli allegati aumentano il rischio di finire nella casella spam dei destinatari, soprattutto se di grandi dimensioni o con estensioni sospette. Concentrati sul contenuto principale dell’email e incoraggia un’interazione immediata indirizzando le aziende clienti sul tuo sito web.
7. Rinuncia a tecniche di marketing aggressive – Basare la propria comunicazione sull’uso ripetitivo di slogan commerciali e sconti imperdibili è non solo sconsigliato sul piano comunicativo, ma poco rispettoso dei principi espressi dal GDPR. Il consiglio, come sempre, è puntare su contenuti di valore – informativi e realmente utili per gli utenti – che puntino a fidelizzare le aziende target.

Trasparenza e privacy: il ruolo dei disclaimer nelle email

In calce a ciascuna email compresa nella categoria delle DEM è possibile aggiungere un disclaimer – termine inglese usato per descrivere un esonero da responsabilità – relativo a privacy e trattamento dei dati. In concreto, si tratta di poche righe di testo la cui funzione è quella di esplicitare il modo in cui si stanno trattando i dati utilizzati per l’invio. Ove necessario, esse includono anche una frase che specifichi la natura commerciale delle comunicazioni inviate.

Nonostante i disclaimer sulla privacy non siano obbligatori secondo il GDPR, è una misura preventiva ulteriore per il mittente, che informa il destinatario riguardo a privacy e trattamento dei dati. Ecco un esempio di disclaimer che è possibile adattare ai modelli di email che si intendono utilizzare:

Informativa artt. 13 e 14 – Regolamento U.E. 2016/679 (GDPR)

[Nome azienda S.r.l] (qui il link alla privacy-policy), sta trattando i vostri dati pubblici (provenienti da elenchi pubblici online, siti web o social network) riferiti esclusivamente a persone giuridiche (aziende, professionisti, organizzazioni, etc.).

Il trattamento e la conservazione dei dati sono attuati adottando misure tecniche, procedurali ed organizzative finalizzate al rispetto della loro riservatezza. I riceventi hanno la possibilità di esercitare i diritti espressi negli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679.

Un modello di email in linea con il GDPR

Per fornire una traduzione concreta dei consigli inclusi in questo approfondimento abbiamo pensato a un modello di email esemplificativo a prova di GDPR. Seguendo le linee guida per la realizzazione delle campagne e aiutandoti con questo template avrai la certezza di rispettare i principi della normativa.

Qui di seguito il link per accedere al template gratuito: Modello di email GDPR-compliant.

Email marketing e GDPR: come può aiutarti BTOMAIL?

Spesso, si associano le attività di marketing via email a una forma comunicativa invasiva e irrispettosa a priori dei dati degli utenti. Si tratta di una visione inesatta e ormai superata. Sfruttare il potenziale dell’email marketing creando campagne che rispettino il GDPR è possibile e bastano poche accortezze. Ricapitolando:

• Utilizza solo liste di contatti garantite anche sul piano della tutela dei dati personali.
• Struttura ciascuna campagna DEM seguendo i consigli visti in precedenza per essere a norma di GDPR.
• Programma ogni campagna utilizzando piattaforme di invio che permettano di lavorare con le DEM in conformità con il GDPR.

La principale fonte di motivazione che troviamo nel nostro lavoro in BTOMAIL è garantire a chi fa impresa un nuovo punto di contatto con le proprie aziende target. Un modo per sfruttare uno dei canali più redditizi nel B2B comunicando non solo prodotti o servizi, ma una storia imprenditoriale e una proposta di valore unica.

Scopri perché i nostri database rispettano il GDPR e inizia anche tu a realizzare campagne a prova di normativa europea.