Il termine bounce (letteralmente rimbalzo) identifica una email inviata, ma non consegnata al destinatario e rispedita indietro dal server.
In una campagna di email marketing, l’email bounce indica il volume totale di messaggi di posta elettronica non consegnati alle caselle email dei destinatari.
Monitorare l’email bounce permette di ricavare il bounce rate, l’indice di frequenza di rimbalzo, particolarmente importante per la reputazione di un sender.
Se si supera un certo livello di bounce, le email vengono classificate dai provider come indesiderate e dirottate nella cartella di spam, creando un danno alla deliverability dell’intera campagna di email marketing pianificata.
Si distinguono due tipi di bounce: soft bounce e hard bounce
Soft bounce
Il termine soft bounce indica un problema temporaneo di consegna dell’email. Risolto il problema, il destinatario potrà cominciare o continuare a ricevere le email.
Le cause di questo problema possono essere diverse:
- mancata connessione del provider;
- casella di posta del mittente piena;
- messaggio troppo pesante rispetto alla capienza del destinatario;
- rejecting del contenuto;
- auto-risposte alle mail;
- dominio con errori temporanei.
A questo punto il sistema generalmente fa seguire altri 3 tentativi di invio nei 15 giorni successivi, al termine dei quali contrassegna il rimbalzo da soft ad hard bounce.
Come risolvere le problematiche del soft bounce
Generalmente la problematica del soft bounce non è particolarmente complessa e può essere risolta con alcuni facili interventi.
A seconda del caso, si può ridimensionare il peso della email, o degli allegati; controllare che il messaggio non contenga parole e simboli sbagliati o potenzialmente sconvenienti che potrebbero essere non consentite dalla rete del destinatario, per via di impostazioni di sicurezza.
È comunque bene attendere qualche giorno per riprovare a inviare l’email, perché gli eventuali impedimenti tecnici di consegna siano stati risolti oppure la casella di destinazione di quell’indirizzo venga svuotata.
Qualora il problema dovesse persistere occorre creare una cartella soft bounce nel proprio database indirizzi email per programmare un nuovo controllo di deliverability in un tempo successivo.
Se il problema persiste, occorre allora spostare i risultati soft bounce in quelli hard bounce.
Hard bounce
Hard bounce indica un errore meno frequente, ma permanente; ossia l’impossibilità definitiva di consegnare una mail a un determinato destinatario.
L’indirizzo non esiste più o è stato disattivato, oppure il server del destinatario ha bloccato quello del mittente.
L’unica possibilità che contempla una possibile soluzione è che l’indirizzo email sia stato scritto in modo errato. Se digitato erroneamente dal mittente, sarà sufficiente accorgersene e correggerlo. Se condiviso erroneamente dal mittente, volontariamente o no, sarà più difficile intervenire.
Dal momento che la reputazione del sender è strettamente collegata alla quantità di bounce prodotti in un determinato arco temporale, è necessario intervenire e gestire i bounce per evitarne l’accumulo.
La prima cosa da fare è contrassegnare immediatamente gli indirizzi così da non inviare ulteriori messaggi, che sarebbero comunque rimbalzati. È importante non cancellare questi indirizzi altrimenti si rischia di perdere traccia dell’errore o perdere la possibilità di monitorarne il comportamento nel tempo.
Assolutamente da evitare, ovviamente, insistere con altri invii dal momento in cui si verifica un hard bounce: si danneggia IP e immagine aziendale.
Cosa fare per evitare il Bounce Email
Vi sono diversi accorgimenti che possono essere adottati per prevenire e abbassare il livello di bounce all’interno delle campagne di email marketing:
- effettuare una periodica pulizia del database indirizzi email. Abbiamo già più volte sottolineato l’importanza di una costante manutenzione del proprio database indirizzi email (aggiornamento dati, cancellazioni, modifiche, sostituzioni, arricchimento);
- monitorare costantemente i tassi di rimbalzo. Il numero di bounce relativo alle campagne di email marketing è un’informazione che viene generalmente fornita da specifiche piattaforme che, oltre a offrire un valido supporto per creazione e invio della campagna di email marketing, offrono anche una panoramica dei risultati, con una reportistica sulle percentuali di hard e soft bounce;
- prima di procedere procedere all’invio definitivo, può essere molto utile testare la email inviandola ad un campione di contatti e assicurarsi di includere tutti i principali tipi di client utilizzati dai membri della lista;
- usare filtri anti-spam. Effettuare un attento controllo anti-spam della email marketing prima di inviarla, aiuta a individuare ciò che la bloccherebbe; come la presenza di link eccessivamente lunghi, immagini non identificate, o la ricorrenza di determinate tipologie di parole come “gratis”, “free”;
- inserire sempre l’opzione di disiscrizione o aggiornamento dati e preferenze tematiche, in ogni campagna di email marketing;
- programmare invii con scadenze regolari. Inviare campagne di email marketing con una discreta frequenza, consente non solo di mantenere attiva la relazione con i propri clienti e tenerne alto il coinvolgimento, ma anche di controllare periodicamente e aggiornare il proprio database indirizzi email.
Sappiamo bene che l’email marketing è una potente arma in ogni strategia di marketing, quindi è importante mantenere le nostre mailing list aggiornate per aumentare il rapporto di apertura e migliorare la conversione.
Avere una piccola percentuale di hard e soft bounce all’interno dei propri database indirizzi email è normale, ma diventa un vero e proprio problema quando questo valore inizia ad aumentare, limitando di fatto l’efficacia delle proprie comunicazioni, di cui si perde il controllo e non arrivano correttamente a destinazione.
Segnaliamo che spesso le due tipologie di rimbalzi risultano più frequenti all’interno di liste clienti acquistate da realtà poco affidabili che creano database molto numerosi contenenti un grande quantitativo di indirizzi, senza verificare che questi siano aggiornati e soprattutto validi.
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